Regulamin pracy Zarządu
REGULAMIN
PRACY ZARZĄDU
STOWARZYSZENIA PRZYJACIÓŁ
ŚRODOWISKOWEGO DOMU SAMOPOMOCY „ZIELONY PARASOL”
I Przepisy ogólne
§ 1
1. Regulamin Zarządu Stowarzyszenia Przyjaciół Środowiskowego Domu Samopomocy „Zielony Parasol”, zwanego dalej Zarządem określa zakres i tryb pracy Zarządu Stowarzyszenia, tryb podejmowania przez Zarząd uchwał oraz sposób reprezentacji Stowarzyszenia przez Zarząd.
2. Zarząd działa na podstawie ustawy Prawo o Stowarzyszeniach, Statutu Stowarzyszenia, uchwał Walnego Zebrania Członków oraz niniejszego Regulaminu Pracy Zarządu.
3. Zarząd Stowarzyszenia jest organem wykonawczo-reprezentacyjnym, realizującym funkcje kierownicze i zarządzające określone w Statucie.
4. Siedzibą władz Stowarzyszenia, w tym Zarządu jest Augustów, ul. Tytoniowa 12.
§ 2
Zarząd kieruje całokształtem działalności Stowarzyszenia w okresie pomiędzy posiedzeniami Walnego Zebrania Członków, reprezentuje je na zewnątrz i ponosi odpowiedzialność za swoją pracę przed Walnym Zebraniem Członków.
§ 3
1. Zarząd wybierany jest przez Walne Zebranie Członków w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów przy obecności w pierwszym terminie co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania, a w razie braku kworum w drugim terminie bez względu na liczbę obecnych członków.
2. Kadencja Zarządu trwa 4 lata i kończy się z chwilą wyboru nowego Zarządu przez Walne Zebranie Członków.
3. Zarząd składa się z sześciu osób: prezesa, wiceprezesa, skarbnika, sekretarza oraz dwóch członków.
4. Mandat członka Zarządu wygasa w razie złożenia pisemnej rezygnacji na ręce prezesa Zarządu, utraty członkostwa w Stowarzyszeniu oraz w przypadku odwołania przez Walne Zebranie Członków.
5. W razie wygaśnięcia mandatu w z jakichkolwiek przyczyn w czasie trwania kadencji, pozostałym członkom Zarządu przysługuje prawo dokooptowania z członków Stowarzyszenia, jednak liczba członków dokooptowanych nie może przekraczać dwóch osób. Kooptacja następuje na podstawie uchwały Zarządu.
6. Członkowie Zarządu pracują społecznie.
§ 4
1. Do reprezentowania Stowarzyszenia na zewnątrz w sprawach nie wymagających zaciągania zobowiązań majątkowych uprawniony jest jednoosobowo prezes,
a w przypadku nieobecności prezesa, Stowarzyszenie może reprezentować wiceprezes bądź inny członek Zarządu upoważniony przez prezesa.
2. Do zawierania umów, udzielania pełnomocnictwa i składania innych oświadczeń woli, w szczególności w sprawach majątkowych, wymagana jest reprezentacja dwóch członków Zarządu działających łącznie, w tym prezesa lub wiceprezesa.
§ 5
Zarząd używa podłużnej pieczęci z określeniem nazwy i siedziby Stowarzyszenia, numeru KRS, NIP i REGON.
II Zadania Zarządu
§ 6
Do zadań Zarządu należy:
1. realizacja celów Stowarzyszenia oraz uchwał Walnego Zebrania Członków,
2. kierowanie bieżącą pracą Stowarzyszenia i zarządzanie jego majątkiem,
3. zwoływanie Walnego Zebrania Członków i nadzwyczajnego Walnego Zebrania Członków i przygotowywanie na nie wniosków i uchwał,
4. określanie szczegółowych kierunków działania Stowarzyszenia,
5. ustalanie budżetu i preliminarzy finansowych Stowarzyszenia do uchwalenia przez Walne Zebranie Członków,
6. przyjmowanie zapisów, darowizn, dotacji i subwencji,
7. podejmowanie uchwał w sprawach członkowskich, w tym przyjmowanie nowych i skreślanie z listy członków zwyczajnych i wspierających,
8. ustalenie wzoru deklaracji członkowskiej i prowadzenie dokumentacji członkowskiej,
9. wnioskowanie o nadanie lub pozbawienie członkostwa honorowego Stowarzyszenia,
10. składanie sprawozdań ze swojej działalności na Walnym Zebraniu Członków,
11. reprezentowanie Stowarzyszenia,
12. rozstrzyganie sporów między członkami.
13. opracowanie projektu regulaminu Zarządu,
14. występowanie z inicjatywą uchwałodawczą oraz opracowywanie projektów uchwał i innych aktów normatywnych Stowarzyszenia, w tym regulaminów,
15. podejmowanie uchwał i decyzji nie zastrzeżonych dla kompetencji innych władz statutowych Stowarzyszenia, niezbędnych do prawidłowej działalności statutowej Stowarzyszenia,
16. współdziałanie z organami administracji rządowej i samorządowej, oraz innymi organizacjami i instytucjami w sprawach dotyczących działalności statutowej,
17. zawiadamianie sądu rejestrowego i organu nadzorującego o zmianach w statucie,
18. udzielanie wyjaśnień organowi nadzorującemu oraz udostępnianie dokumentów dotyczących działalności Stowarzyszenia,
19. wykonywanie zaleceń pokontrolnych organu prowadzącego kontrolę,
20. podejmowanie uchwał o działalności odpłatnej w wybranym obszarze działalności pożytku publicznego,
21. przygotowanie do realizacji projektów, które zostaną objęte wnioskiem o dofinansowanie, składanym na podstawie odpowiednich przepisów.
§ 7
Do kompetencji Zarządu należy w szczególności:
a) w sprawach członkowskich:
1. przyjmowanie członków zwyczajnych i wspierających Stowarzyszenia na drodze uchwały na podstawie pisemnej deklaracji,
2. przedkładanie na Walne Zebranie Członków wniosków o nadanie lub pozbawienie członkostwa honorowego,
3. przyjmowanie oświadczeń członków o wystąpieniu ze Stowarzyszenia oraz składanie informacji Walnemu Zebraniu Członków o wykreśleniu z listy członków Stowarzyszenia,
4. skreślanie z listy członków zwyczajnych Stowarzyszenia, zgodnie z zasadami określonymi w Statucie,
5. występowanie do Walnego Zebrania Członków z wnioskami we wszystkich innych sprawach członków Stowarzyszenia,
b) w sprawach Walnego Zebrania Członków :
1. zwoływanie zwyczajnych Walnych Zebrań Członków z własnej inicjatywy raz w roku,
2. zwoływanie nadzwyczajnych walnych Zebrań Członków z własnej inicjatywy, na pisemny wniosek Komisji Rewizyjnej bądź 1/3 członków zwyczajnych, w terminie i sposobie zawiadamiania określonym w Statucie,
3. zapraszanie gości na Walne Zebranie Członków,
4. przygotowanie organizacyjne Walnego Zebrania Członków,
5. przygotowanie niezbędnych materiałów i projektów uchwał, regulaminów i oświadczeń Walnego Zebrania Członków, w szczególności w kwestiach zmian w statucie Stowarzyszenia, postawienia Stowarzyszenia w stan likwidacji i jego rozwiązania, przeprowadzenia likwidacji oraz przeznaczenia majątku Stowarzyszenia, wyznaczenia likwidatora Stowarzyszenia i określenia jego zadań i kompetencji, opracowania regulaminu pracy Zarządu oraz regulaminu Komisji Rewizyjnej, które dla swej ważności wymagają uchwał Walnego Zebrania Członków,
6. udzielanie wszelkich wyjaśnień w zakresie przedstawionego sprawozdania i prowadzonej działalności,
c) w sprawach finansowych:
1. pozyskiwanie funduszy na działalność statutową Stowarzyszenia,
2. organizowanie długotrwałych funduszy celowych i zarządzanie nimi,
3. wybór banku do obsługi finansowej.
III Kompetencje i obowiązki członków Zarządu
§ 8
1. Do obowiązków prezesa Zarządu należy:
a) reprezentowanie Stowarzyszenia na zewnątrz,
b) zwoływanie i przewodniczenie obradom Zarządu,
c) rozstrzyganie przy podejmowaniu decyzji w razie równości głosów na posiedzeniach Zarządu,
d) określenie zakresu obowiązków poszczególnych członków Zarządu i koordynacja ich pracy,
e) kierowanie pracami Zarządu,
f) wyznaczanie, ocenianie i rozliczanie wykonania zadań przez poszczególnych członków Zarządu,
g) współdziałanie z wiceprezesem, sekretarzem i skarbnikiem w zakresie opracowania projektu budżetu i jego realizacji oraz sprawozdawczości,
h) podpisywanie zawieranych umów, porozumień oraz pism i wystąpień w imieniu Stowarzyszenia
i) przygotowywanie projektów porządku obrad Walnego Zebrania Członków,
j) przygotowywanie wniosków i propozycji uchwał na obrady Walnego Zebrania Członków,
k) prowadzenie korespondencji, podpisywanie uchwał Zarządu, pism i dokumentów Stowarzyszenia,
l) informowanie bieżące członków Zarządu i Komisji Rewizyjnej o zagadnieniach związanych z działalnością Stowarzyszenia.
2. Do obowiązków wiceprezesa Zarządu należy:
a) kierowanie merytoryczną działalnością Stowarzyszenia,
b) koordynowanie pracy członków i wolontariuszy Stowarzyszenia i reprezentowanie Stowarzyszenia razem z prezesem Zarządu lub w czasie jego nieobecności,
c) przygotowywanie materiałów i opracowań merytorycznych przed wystąpieniami publicznymi, wywiadami i innymi formami kontaktu z mediami,
d) koordynacja przygotowywania ofert konkursowych i wniosków o dotacje celowe,
e) nadzór nad realizowanymi projektami i zadaniami,
f) współdziałanie z prezesem, sekretarzem i skarbnikiem w zakresie opracowywania projektu budżetu i jego realizacji oraz sprawozdawczości,
g) przygotowywanie sprawozdań merytorycznych z pracy Stowarzyszenia i i przedkładanie ich Zarządowi oraz po zaakceptowaniu przez Zarząd – Walnemu Zgromadzeniu Członków,
h) podpisywanie zawieranych umów, porozumień oraz pism i dokumentów Stowarzyszenia.
3. Do obowiązków skarbnika Zarządu należy:
a) przyjmowanie wpłat składek członkowskich oraz innych wpłat, wystawiając każdorazowo dowód wpłaty „Kp”,
b) kontrolowanie terminowości opłacania składek, redagowanie i wysyłanie wezwań o zapłatę zaległych składek członkowskich,
c) prowadzenie bieżącej ewidencji przychodów i wydatków Stowarzyszenia,
d) nadzorowanie wykorzystania dotacji celowych dla Stowarzyszenia,
e) sporządzanie sprawozdań bieżących i rocznych i przedkładanie ich Zarządowi oraz po zaakceptowaniu przez Zarząd – Walnemu Zebraniu Członków,
f) współdziałanie z prezesem i wiceprezesem w zakresie opracowywania projektu budżetu i jego realizacji oraz sprawozdawczości,
g) realizacja innych zadań wyznaczonych przez prezesa Stowarzyszenia.
4. Do obowiązków sekretarza Zarządu należy:
a) prowadzenie dokumentacji posiedzeń Zarządu,
b) kontrola zgodności treści i sposobu podejmowania uchwał i postanowień Zarządu ze statutem Stowarzyszenia oraz regulaminem Zarządu,
c) zabezpieczanie posiedzeń organów Stowarzyszenia pod względem logistycznym (przygotowanie sali, zapewnienie środków audiowizualnych, zawiadomienie członków Stowarzyszenia itp.),
d) prowadzenie ewidencji deklaracji członkowskich Stowarzyszenia,
e) współdziałanie z prezesem i wiceprezesem w zakresie opracowywania projektu budżetu i jego realizacji oraz sprawozdawczości,
f) realizacja innych zadań wyznaczonych przez prezesa Stowarzyszenia.
5. Do obowiązków członka Zarządu należy:
a) wspieranie Zarządu Stowarzyszenia w jego działaniach,
b) wypełnianie obowiązków przydzielonych mu przez Zarząd.
6. Obowiązkiem wszystkich członków Zarządu jest uczestniczenie w zebraniach i pracach Zarządu oraz aktywne tworzenie planów działalności Stowarzyszenia, uczestniczenie w posiedzeniach Komisji Rewizyjnej, na jej zaproszenie oraz udzielanie potrzebnych wyjaśnień, przedstawianie żądanych materiałów i dowodów.
IV Organizacja pracy Zarządu
§ 9
1. Posiedzenia Zarządu zwołuje prezes Zarządu lub upoważniony przez niego członek Zarządu z inicjatywy własnej lub na wniosek Komisji Rewizyjnej.
2. W razie nieobecności prezesa Zarządu, zastępuje go upoważniony członek Zarządu, któremu w tym czasie przysługują wszystkie uprawnienia prezesa Zarządu.
3. Członkowie Zarządu mają obowiązek uczestniczyć w posiedzeniach i innych pracach Zarządu.
4. W razie przeszkód uniemożliwiających uczestnictwo w posiedzeniach Zarządu, członek Zarządu zobowiązany jest do usprawiedliwienia swojej nieobecności.
§ 10
1. Posiedzenia Zarządu odbywają się w miarę potrzeby, nie rzadziej jednak niż raz na pół roku.
2. W posiedzeniach Zarządu mogą brać udział inne osoby z głosem doradczy zaproszone przez Prezesa lub na wniosek członków Zarządu. Osoby te nie mają prawa do głosowania.
§ 11
1. Osoba zwołująca posiedzenie Zarządu, z wyprzedzeniem co najmniej tygodniowym, zawiadamia członków Zarządu i zaproszone osoby pisemnie, telefonicznie albo e-mailem, określając termin, godzinę, miejsce oraz tematykę obrad.
2. Zawiadomione osoby mają obowiązek osobiście uczestniczyć w posiedzeniu.
3. W przypadku potrzeby niezwłocznego zwołania posiedzenia Zarządu nie musi być zachowany termin, o którym jest mowa w ust.1.
§ 12
1. Posiedzeniom Zarządu przewodniczy prezes lub upoważniony członek Zarządu.
2. Przewodniczący obrad przedstawia porządek obrad. Z wnioskiem o dokonanie zmian w porządku obrad może wystąpić każdy członek Zarządu. Przyjęcie porządku obrad następuje zwykłą większością głosów.
3. Zarząd rozstrzyga sprawy należące do jego kompetencji w drodze uchwał.
4. Zarząd głosuje jawnie. Wyniki głosowania odnotowane są w protokole.
5. Uchwały Zarządu zapadają w głosowaniu zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy składu Zarządu, a w przypadku równości głosów rozstrzyga głos przewodniczącego obrad.
§ 13
1. Z posiedzenia Zarządu sporządza się protokół, który zawiera: datę posiedzenia, listę nazwisk członków Zarządu i innych osób obecnych na posiedzeniu Zarządu, stwierdzenie możliwości podejmowania uchwał, przyjęcie porządku obrad i protokołu z poprzedniego posiedzenia Zarządu, zwięzłe streszczenie omawianych spraw i dyskusji oraz liczbę oddanych głosów za poszczególnymi uchwałami.
2. Teksty podjętych uchwał są załącznikami do protokołu. Uchwały Zarządu w sprawach bieżących są odnotowywane wyłącznie w protokole.
3. Protokoły z posiedzeń Zarządu i podjęte uchwały podpisuje prezes Zarządu i protokolant - sekretarz Zarządu i są one przechowywane są w siedzibie Stowarzyszenia.
4. Zarząd prowadzi rejestr uchwał, do których numeracji stosuje się kolejny numer uchwały w roku kalendarzowym łamany przez dwie ostatnie arabskie cyfry roku.
§ 14
1. W razie sprzeczności interesów Stowarzyszenia z interesami poszczególnego członka Zarządu, członek ten powinien wstrzymać się od udziału w rozstrzygnięciu takiej sprawy i żądać zaznaczenia tego w protokole.
2. W przypadku niezastosowania się członka do wymogu określonego w ust. 1, Zarząd jest zobowiązany dla dobra Stowarzyszenia wyłączyć tego członka z udziału w tej części posiedzenia Zarządu, którego sprawa dotyczy.
3. Sprawy konfliktowe winno rozpatrzyć Walne Zebranie Członków Stowarzyszenia.
§ 15
Procedura składania wniosków, skarg i próśb do Zarządu:
1. Wnioski, prośby i skargi składane są w formie pisemnej na ręce Zarządu.
2. Zarząd powinien udzielić w każdym przypadku odpowiedzi pisemnej w ciągu miesiąca od wpłynięcia wniosku, skargi lub prośby.
§ 16
W przypadkach nie uregulowanych w niniejszym regulaminie decyduje Zarząd kierując się postanowieniami Statutu bądź innymi przepisami prawa, a w ostateczności powszechnie obowiązującymi normami zwyczajowymi.
V Postanowienia końcowe
§ 17
Regulamin pracy Zarządu Stowarzyszenia Przyjaciół Środowiskowego Domu Samopomocy „Zielony Parasol” został uchwalony przez Walne Zebranie Członków w dniu 21.04.2016 roku i obowiązuje od dnia uchwalenia.
